Yksittäisvuorojen sekä tapahtumien sopimus- ja peruutusehdot
Varausten kaudet ovat pääsääntöisesti:
Liikuntapalvelun sisätilojen ja koulujen liikuntasalien talvikausi 1.9. – 1.6.
Liikuntapalvelun sisätilojen kesäkausi 2.6. – 31.8.
Liikuntapalvelun ulkoliikuntapaikkojen talvikausi 16.10. – 14.4.
Liikuntapalvelun ulkoliikuntapaikkojen kesäkausi 15.4. – 15.10.
Hakuajat julkaistaan liikuntapalvelun internetsivuilla: hel.fi/liikuntapaikkavaraukset
Sopimusehtojen vastaiset rikkeet voivat johtaa huomautukseen, varoitukseen, käyttövuorojen perumiseen sekä/tai määräaikaiseen vuorojenmyöntämiskieltoon.
Hakemus ja varausvahvistus
Hakijan tulee vuoroja hakiessaan ilmoittaa oikeat tiedot varaushakemukseen. Hakemuksessa on kuvattava mihin käyttötarkoitukseen vuoroa haetaan. Myönnetystä vuorosta lähetetään varausvahvistus. Vuoroja ei saa siirtää tai myydä toiselle henkilölle tai yhteisölle. Liikuntapalvelu voi pyytää tarvittaessa tapahtumajärjestäjältä tarkentavia tietoja sisältävän tapahtumasuunnitelman ennen vuorojen myöntämistä.
Varaaja hyväksyy, että hänen edustamansa yhteisön nimi tai varaajan omat nimitiedot (etunimi, sukunimi) näkyvät liikuntapalvelun verkkosivuilla esillä olevassa julkisessa liikuntatilakalenterissa.
Peruutukset ja muutokset
Liikuntapalvelu voi tarvittaessa peruuttaa yksittäisvuoron. Peruutuksesta ilmoitetaan kirjallisesti.
Asiakas voi peruuttaa yksittäisvuoron seitsemän (7) vuorokautta ennen varauksen ajankohtaa. Iltavalvotuissa koulusaleissa irtisanomisaika on kymmenen (10) vuorokautta. Jos vuoro perutaan myöhemmin, on varauksen tekijä velvollinen maksamaan varauksen hinnan kokonaisuudessaan. Peruutus tulee tehdä kirjallisesti sähköpostisosoitteeseen liikuntapaikkavaraukset@hel.fi.
Asiakas ei voi muuttaa myönnetyn yksittäisvuoron tai tapahtuman käyttäjäryhmää tai käyttötarkoitusta itsenäisesti, vaan muutokset tulee hyväksyttää liikuntapalvelun tilavarausten kautta.
Turvallisuus ja tiloissa järjestettävä toiminta
Varaaja sitoutuu noudattamaan liikuntapalvelun tilojen ja koulujen järjestyssääntöjä ja henkilökunnan antamia ohjeita. Itsenäisen käytön oppilaitosten vuoroja varaava sitoutuu noudattamaan kyseisten tilojen toimintaohjeita (https://liikunta.hel.fi/fi/pages/liikuntatilojen-varaaminen/koulujen-liikuntasalien-itsenainen-kaytto).
Liikuntapalvelun tiloissa pidettävien tapahtumien järjestäjä on vastuussa tapahtumaan osallistuvien turvallisuudesta sekä järjestyksen ylläpitämisestä. Toiminnan sisältö ei voi olla ristiriidassa Suomen lain kanssa tai hyvän tavan vastaista. Tiloissa järjestettävän toiminnan tulee olla terveyttä ja hyvinvointia edistävää. Kiusaaminen, häirintä, syrjintä tai muu epäasiallinen käyttäytyminen tiloissa on kiellettyä.
Omaisuusvahingot
Varaajalla on velvollisuus ilmoittaa välittömästi liikuntapalvelulle (liikuntapaikkavaraukset@hel.fi) havaitsemansa tai aiheuttamansa rikkoutumiset ja vauriot liikuntatilassa sekä korvaamaan aiheuttamansa vahingot.
Maksut
Maksut peritään vuosittain vahvistettavan hinnaston mukaan. Jos maksuja ei suoriteta määräaikaan mennessä, siihen lisätään viivästyskorko. Maksujen laiminlyönti aiheuttaa vuorojen menetyksen, eikä uusia vuoroja voida myöntää.
Liikuntapalveluiden tilojen luvattoman käytön ajalta laskutetaan käyttötarkoituksen mukaisen hintaryhmän hinta sekä mahdolliset lisämaksut. Mikäli varaaja jättää varaamansa vuoron käyttämättä, peritään siitä hinnaston mukainen käyttömaksu.
Kaikista tiloista ja kaikilta käyttäjiltä peritään käytöstä aiheutuneet lisäkulut. Lisäkuluja voivat olla esim. normaalikäyttöä korkeammat energiakustannukset, jälkisiivous, työvuorojärjestelyistä aiheutuvat ylimääräiset kustannukset, ylimääräisten tarvikkeiden, materiaalien tai kaluston sekä palveluiden hankinta ja käyttö.
Liikuntapalvelulla on oikeus laskuttaa hallinnollisesta lisätyöstä hinnaston mukainen maksu. Hallinnollisen lisätyön kustannus laskutetaan asiakkaalta esimerkiksi seuraavissa tapauksissa:
- Sopimusehtojen vastaisesta toiminnasta tai järjestyssääntöjen rikkomisesta johtuvat varaus-, peruutus-, muutos- ja selvitystyöt
- Liikuntapaikkojen tai koulujen liikuntasalien luvattomaan käyttöön liittyvä takautuva varaustyö
- Työajan ulkopuolella tehtävä varaus- tai selvitystyö
- Tapahtumat
Järjestäjän vastuulla on varmistaa, että kaikki tarvittavat viranomaisluvat ja ilmoitukset on hoidettu hyvissä ajoin kuntoon ennen tapahtuman alkamista. Järjestäjän tulee pystyä esittämään luvat ja muut asiakirjat liikuntapalvelun pyynnöstä.
Tarkemmat ohjeet tapahtumien järjestämiseen löydät täältä:
- Tapahtumanjärjestäjien ohjeet ja tuki https://www.hel.fi/fi/yritykset-ja-tyo/yritykset-ja-yrittajat/tapahtuman-jarjestaminen/tapahtumanjarjestajien-ohjeet-ja-tuki
- Tapahtuman järjestäminen Helsingissä https://www.hel.fi/fi/yritykset-ja-tyo/yritykset-ja-yrittajat/tapahtuman-jarjestaminen-helsingissa
Sopimusehtojen voimassaolo ja muuttaminen
Helsingin kaupungilla on tarvittaessa oikeus muuttaa näitä sopimusehtoja. Helsingin kaupunki ilmoittaa muutoksista asiakkaalle kohtuullisessa ajassa ennen muutosten voimaantuloa. Helsingin kaupunki ei vastaa muutoksista asiakkaalle mahdollisesti aiheutuvista kustannuksista.